مدیریت خدمات

یکی از مدیریتهای پر مسئولیت زیر مجموعه معاونت اداری و مالی می باشد. مدیر خدمات مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای اداره می باشد. این بخش با مقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات، بهترین و ارزشمند ترین آنها را برای اداره تهیه می کند . وظایف مدیریت خدمات یکی از فعالیت های اصلی اداره در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها را در بر می گیرد. این مدیریت با تمامی بخش های اداره در ارتباط است و به نوعی ارتباط اداره با تامین کنندگان خارجی را برقرار می سازد. هدف اصلی مدیریت خرید و تدارکات، تهیه به موقع کالا، تجهیزات و خدمات برای بخشهای مختلف و رفع نیاز آنها به منظور دستیابی به اهداف سازمانی است. کار مدیر خدمات تعاملی و ارتباطی بوده و با ایجاد ارتباط مناسب با بخش های مختلف اداره از نیازهای آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات آگاهی می یابد. سپس با جستجوی وسیع در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود، بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را انتخاب می کند.

بطور کلی فعالیتهای مدیریت خدمات شامل نکات برجسته ذیل می باشد:
• خریداری تجهیزات و کالا.
• ارائه خدمات مناسب در بخشهای مختلف نظیر امنیتی، تغذیه، ترانسپورتی، رفاهی و آسایشی.
• تهیه مکان یا ساختمان مناسب مطابق فعالیت و اهداف اداره و ایجاد واحدهای ساختمانی جدید یا ترمیمات و گسترش فضا مطابق نیازمندی های اداره.
• حفظ و مراقبت از اموال، امکانات و تجهیزات

چشم انداز:
مدیریت خدمات در نظر دارد با تکیه بر خلاقیت، نوآوری و کارآفرینی، شفافیت و ارائه خدمات متمایز با بهترین کیفیت و مناسب ترین یا کمترین هزینه، برای تبدیل شدن بهترین بخش مدیریتی دانشگاه با همکاری سایر بخشهای آن؛ این اداره را به یکی از دانشگاها های معتبر خصوصی و یکی از ارائه دهندگان خدمات تحصیلی برتر معرفی نماید.

اهداف:
این مدیریت در نظر دارد تا جهت رسیدن به چشم انداز، پلانها و استراتیژی های کوتاه مدت و بلند، طرزالعملها و آیین نامه هایی را با کمک معاونت اداری و مالی و سایر بخشهای اداره برای امور خریداری و تجهیزات ، شفاف سازی، ارائه خدمات بهتر و حفظ و مراقبت و گسترش فضاهای آموزشی و تفریحی و امنیتی ارائه دهد

بیانیه ماموریت:
مدیریت خدمات تلاش مي كند با سياستگذاري و مديريت بهينه در جهت بهبود وضعيت خدمات رساني به اداره و در نهایت به دانشجویان به منظور ارتقاي كيفيت تحصیلی آنان و براي داشتن محیطی پاك، ايمن، سبز، پويا، جذاب و داشتن تجهیزات و امکانات تحصیلی و اداری مناسب گام بردارد. ارايه خدمات با کیفیت و کمیت با تکيه بر صداقت، شفافیت، پشتکار و کارکنان بانگیزه و نو آور که باعث بهبود رضایت مندی پرسنل اداره و دانشجویان به گونه ای که همگان ما را با رشد پایدار، مدیریت بالقوه، قابل اعتماد و تعهد به ارزشهای اخلاقی و مسئولیتهای اداری بشناسند.

لایحه وظایف:
1. نظارت و رسیدگی بر کار کارشناسان فنی
2. رسیدگی به امور مربوط به عملیات ساختمانی و تاسیسات واحدهای مختلف دانشگاه
3. تظارت بر انجام امور مربوط به تعمیر ساختمان ها و تاسیسات و تجهیزات واحدهای مختلف و تایید امور برابر با استانداردها
4. انجام محاسبات فنی ساختمان ها و تاسیسات و واحدهای مختلف دانشگاه
5. نظارت بر اجرای طرح های مختلف تجهیزاتی، تاسیساتی و عمرانی
6. ایجاد هماهنگی بین گروه های خدماتی، تجهیزاتی، تاسیسات ساختمان ها
7. نظارت مستقیم بر سیستم برودتی و حرارتی و رفع نواقص آنها
8. پیش بینی قطعات یدکی و وسایل مورد نیاز
9. تشخیص ضرورت خرید وسایل و پیشنهاد به مسئولین مربوطه
10. پیش بینی میزان سوخت سالانه
11. پیش بینی خرید ملزومات، تجهیزات و وسایل مورد نیاز امور عمرانی و مواد آشپزخانه و ارائه آن به معاونت اداری و مالی
12. انجام سایر امور محوله از سوی مافوق در حیطه وظابف
13. دریافت فهرست لوازم فنی و اداری مورد نیاز واحدها و تنظیم برنامه خرید کالا
14. دریافت درخواست کالا از واحدها و ثبت و تعقیب آنها تا هنگام خرید و تحویل کالا
15. استعلام قیمت و مقایسه قیمت ها و انتخاب نازلترین قیمت با همکاری واحدهای ذیربط
16. اقدام به خدرید کالا و تحویل آن به واحدهای مربوطه با هماهنگی مسئولین
17. تنظیم اسناد هزینه خریدها و ارسال آن به واحد مالی دانشگاه
18. اداره امور انبارها
19. نظارت بر صدور قبض انبار
20. برنامه ریزی تعمیرات وسایل اداری و فنی و عقد قراردادهای لازم
21. تطبیق مشخصات کالای تحویلی با درخواست ها
22. پیش بینی نیازمندی های سالانه از نظر تدارکات لازم و وسایل با نظر مقامات مافوق